Text: Pontus Wikholm Illustration: Helena Lunding Hultqvist
Chefen mal på som vanligt. Samma info som på mejlen förra veckan. Du sjunker ihop på stolen. Nästa punkt på listan, en genomgång av vad som händer. Ingen frågar något, inget nytt. Jaha, ska vi börja jobba då …
Det är sällan vi har tid att fundera på hur våra möten ser ut. Vi har inte möten om möten. Alla har fullt upp med sakfrågan så vi gör som vi alltid har gjort. Men med till exempel Suntarbetslivs Bättre möten kan man träna upp möteskommunikationen.
– En kollega hade funnit en amerikansk kommunikationsmodell, som vi intuitivt kände fungerade för att lyfta samtalen i möten. Många kollegor, medarbetare och chefer vi pratade med sa samma sak. Den borde fungera i Sverige också. Vi bestämde oss för att anpassa modellen till Sverige och samtidigt testa om den gav någon effekt på hälsan och arbetsmiljön, säger Birgitta Södergren, organisationsforskare anknuten till IPF (Institutet för Personal- och Företagsutveckling) vid Uppsala universitet.
Den svenska modellen består av fem perspektiv, som behöver samspela för en balanserad kommunikation. Berättande-Utforskande, Inifrån-Utifrån och det Positiva perspektivet.
– Ett positivt, stödjande samtalsklimat är en förutsättning för ett bra samtal. Men det betyder inte att man låter bli att kritisera eller invända. Tvärtom visar andra studier att ett positivt klimat till och med kan leda till fler konflikter i sak, men till färre personkonflikter. Man vågar ta striden – öppet och hederligt – om det är ett bra klimat. Men däremot ska man se upp för den typen av negativitet där man dissar, ignorerar eller förminskar varandra. Det tystar det professionella kunnandet och skadar både arbetsmiljön och verksamheten, säger Birgitta Södergren.
Ofta är det berättande perspektivet dominerande. Chefen inleder med rena informationsfrågor och det sätter tonen.
– Vi har alla varit med om möten som blir som en talarlista, där en person säger en sak i taget. Sen kommer en till och säger något vi pratade om för en kvart sedan. Ett tips är att stanna upp och ta tio minuter för att utforska en idé innan man går vidare.
Balansen (berättande/utforskande) behöver fungera. Att man verkligen lyssnar in, bekräftar varandra och ställer följdfrågor: ”berätta mer” och ”hur menar du då?” Men det är också viktigt att alla kan bidra, inte bara ett fåtal.
I projektet följde man tolv olika arbetsgrupper och deras möten. På en geriatrisk avdelning på ett sjukhus märkte man att undersköterskorna, de som ofta träffar patienterna mest, inte bjöds in i diskussionerna. Forskarna stöttade dem och efter det blev de mer delaktiga, fick en tydligare roll och samtalsklimatet breddades.
Att se till vad gruppen behöver (inifrån) är lika viktigt som att känna till vad som förväntas (utifrån).
– Man brukar ju lyfta fram hur viktigt det är att ha fokus på dem man jobbar för, och visst är det sant. Men vi såg också att en del grupper i undersökningen nästan utplånade sig själva och tänkte att de bara var till för eleverna, brukarna eller kunderna. Så balansen mellan inifrån och utifrån är viktig. Bara det att du rör tanken åt två håll vidgar perspektiven.
Enkätdata från undersökningen visade i flera fall samband mellan förbättrad kommunikation och psykosociala friskfaktorer i arbetslivet. Välbefinnande, stämning/socialt stöd, rolltydlighet, engagemang och lärande hade ökat. Det var kul att gå till jobbet, man var pigg och inspirerad, visste vad det förväntades av en och lärde sig av varandra. Faktorer som på sikt kan ge indirekta effekter på hälsan – och färre sjukskrivningar.
Birgitta Södergren är glad att Suntarbetsliv ville ”föra forskningen vidare” och skapa ett verktyg som går att använda i praktiken i kommuner och regioner. Hon säger att Bättre möten är en bra startpunkt för just bättre möten, och för att må bättre.
– Det är förstås ingen quick-fix. Men om diskussionerna på möten en gång har varit i ett bra-läge, så är det möjligt att komma ihåg det till nästa gång och lära sig att upprepa det i framtiden.