Text: Katja Alexanderson Illustration: Helena Lunding Hultqvist
– Utrustningen är en utmaning. Det är populärt att klaga på att tekniken inte fungerar, men många gånger har man inte testat den i förväg.
Han tycker att alla som har många distansmöten bör avsätta tid på att lära sig hur programmen och övrig utrustning funkar. Det handlar också om att ha rätt prylar. Headset är ett minimikrav för att slippa onödigt ljud från omgivningen. Även en bordsmikrofon kan vara bra.
På tal om mikrofoner tycker Jens Edlund att vi alldeles för ofta stänger av dem i mindre möten. Det gör att den som pratar inte får någon återkoppling.
– Du sitter och hummar medan du tar anteckningar, det hjälper mig och får mig att förstå att du följer med. Och om du låter tveksam kommer jag försöka att förtydliga.
Mjutade mickar stoppar också upp samtalet varje gång någon slår av och på mikrofonen, och det blir svårare att sticka in en kommentar. Jens Edlund tycker därför att det är värt att ta risken att två personer råkar börja prata samtidigt.
Än värre blir det förstås om kameran är avstängd, då är det som att tala till en vägg. Du vet inte ens om personerna är där på andra sidan, eller om de passar på att plocka ur diskmaskinen under din presentation.
– Ska du prata in i ett vacuum behöver du vara proffs. Radiopratare har ett manus eller så har de lärt sig hur man konverserar mot ingenting. Det är ett slags skådespeleri, och inget som faller sig naturligt för människor.
Med kamerorna på går det även att se om lyssnarna zoomar ut; då kan det vara läge att pausa. Jens Edlund konstaterar att avstängda kameror är en kvarleva från Skype-samtalens barndom när det kunde bli 1–2 sekunders fördröjning, med dålig synk mellan tal och bild.
– Då blir det nästan omöjligt att kommunicera på ett vanligt sätt och du får ingen hjälp av att titta på läpparna – och det hjälper oss betydligt mer än vad vi tror, säger Jens Edlund och poängterar att med dagens program och uppkopplingsmöjligheter finns ingen teknisk orsak att stänga av bilden.
Jens Edlunds övergripande råd är att tänka på digitala möten som om de vore vanliga ansiktemot-ansikte-möten. Man ska se och höra varandra bra, kunna återkoppla, ta pauser (efter 40 minuter kan vara lagom), veta varför man är där ...
– Sitt precis framför skärmen, ha videokameran på, ha micken på, använd lurar.
Självklart ska inte micken vara på under vilka omständigheter som helst, börjar grannen borra åker den av.
Försök ha kameran i ansiktshöjd och se över ljuset, till exempel genom att skaffa en lampa med varmt ljus. Sedan är det bra att sitta i en lugn miljö. Jens Edlund tycker att man ska undvika funktionen som låter dig lägga in företagets logga eller andra bilder i bakgrunden, och även låta bli filtret som gör omgivningen oskarp.
– Det ser ut lite som dålig trickfilmning från 1960-talet, säger han och konstaterar att hjärnan får jobba onödigt mycket när alla har en flimrande gloria och kaffemuggar plötsligt försvinner och kommer tillbaka igen.
Ett annat råd är att använda galleri-vyn så att alla mötesdeltagare syns, och om möjligt stänga av bilden på sig själv.
– Du kan se i möten att folk använder kameran som spegel.
Jens Edlund förespråkar också minskad användning av handuppräckningsknappen (som ofta glöms att ta ner), applåder och andra emojis. Det stoppar upp flödet i samtalet och stjäl en massa tid. I stället tycker han att man kan använda sina egna händer. Frågar någon om hen hörs – börja inte fippla med din egen mikrofon utan gör tumme upp med din egen hand. Vill du ha ordet kan du räcka upp din egen hand. Men i riktigt stora möten kan de digitala symbolerna förstås ha sin plats.
– Strunta i att ha en moderator om ni inte brukar ha det.
Jens Edlund avråder från blandade möten där vissa sitter tillsammans fysiskt och andra ansluter digitalt. Allra sämst är när två grupper sitter uppkopplade i varsitt rum.
– Det är så mycket lättare att kommunicera med dem man delar rum med, än med dem på skärmen. Det blir fruktansvärt dåligt på alla sätt, det är som antiteambuilding.
Även om flera är på samma plats är det bättre att alla sitter enskilt vid sina egna datorer. Här tycker Jens Edlund att verksamheter ska komma ihåg hur mycket pengar som tjänas in på digitala möten i minskad spilltid och resande.
– Utrustning är inte en jättestor extrautgift i sammanhanget. Dela inte en laptop på tre, utan köp in så att ni kan sitta i varsitt rum. Eller köp ett antal kommunikationsdatorer som man hämtar när man ska ha ett möte.
Tre korta om digitala möten
1. Som ett vanligt möte
Utgå från hur du skulle bete dig i ett vanligt fysiskt möte. Ha på kameran, även i stora möten, det ger talaren feedback. Ha på micken i mindre och mellanstora möten. Testa att skippa moderator. Ta pauser. Varva olika aktiviteter vid långa möten. Ha luft mellan digitala möten. Behöver det vara ett videomöte? Om du tidigare inte hade bokat ett mötesrum kan du ta det på telefon, mejl eller i en chatt.
2. Bli vän med tekniken
Använd headset och kanske även en lös bordsmikrofon. Försök sitta i en lugn miljö och fixa bra ljus. Höj upp kameran om du har en laptop, och ha den rakt framifrån. Lägg tid på att lära dig programmen och testa utrustningen. Slå på galleri-vyn så att du ser alla deltagare. Öva på att använda olika visningslägen, så att du både kan se presentationer och personer samtidigt. Undvik bakgrundseffekter.
3. Gestikulera mera
Utnyttja att du har en kamera för att interagera med andra mötesdeltagare. Testa att räcka upp din riktiga hand i stället för använda knappen. Gör en riktig tumme upp i stället för en digital. Applådera. Undvik att ha blandade möten där några personer sitter tillsammans i ett rum och andra ansluter via skärm. Det är alltid lättare att kommunicera med dem man sitter tillsammans med.