De workshoppar som hålls sker under samma tider och pass som de parallella sessionerna. Det som skiljer mot övriga muntliga presentationer och symposier är att workshoppar inte kommer att spelas in och de streamas inte heller till plattformen. Det är för att de ska kunna vara arbetande möten där man interagerar i ett slutet rum med varandra. Workshoppar har en maxtid om 45 minuter.
Workshop sker via separat Zoom-möte
För att göra det möjligt i plattformen så kommer workshoppen att ske via en länk till ett separat Zoom-möte där max 100 personer kan komma in. Ni som presentatörerna (som leder och håller i workshoppen) kommer att få tillgång till Zoom-mötet i förväg för att kunna sätta upp workshoppen, förbereda eventuella breakoutrooms etcetera. Ni kommer själva att få administrera och hålla i workshoppen, vilket även innebär att det är ni som släpper in från väntrummet.
Antal maxdeltagare anges i programmet
Deltagarna kan komma in i länken när programpunkten är aktiv, det vill säga den tid som står i programmet och cirka 10 minuter före. I Zoom-mötet kan max 100 delta och ni bestämmer själva om ni vill släppa in fler än 40 (som vi ju tidigare sagt var gränsen för en workshop). Antal maxdeltagare kan synliggöras i programpunkten i programmet.
För workshoppar gäller inte att ni behöver spela in något material i förväg och skicka in (här är det inte tänkt att det ska finnas något material att ta del av i efterhand för externa deltagare) – men vår rekommendation är att ni noggrant planerar upplägget och hur interaktionen ska ske.
Medverkan under Arbetsterapiforum
Före workshoppen
- Koppla upp till Zoom åtminstone 20 minuter före workshoppens start.
Under workshoppen
- Släpp in deltagare från väntrummet (från 10 minuter före tills maxantal uppfyllts eller tills ni tycker att det inte ska vara möjligt att komma in längre). Om maxantal uppfyllts eller ni inte tycker man ska kunna komma in längre – informera resterande i väntrummet att det är fullt eller har startats och att det inte går att komma in längre.
- Hur ni lägger upp workshoppen bestämmer ni själva. I Zoom-mötet kan ni dela presentationer eller filmer. Det går även att ha breakout-rooms för smågruppers diskussioner. Förslagsvis har ni någon utsedd presentatör som modererar och som hälsar välkommen och avslutar.
- Det är viktigt att se till att tider hålls. Den yttre ramtiden om 45 minuter får inte överskridas!
- Under workshoppen använder ni chatten och frågemöjligheterna i Zoom-mötet. Chatten kan sparas ner efter mötet och ni ansvarar själva för det i samband med workshoppen.
- Efter workshoppen kan ni via konferensplattformens programpunkt besvara övriga frågor som ni vill ge svar på. Det går även att besvara enskilda personer separat i plattformen.
- När workshoppen är slut ansvarar ni för att stänga mötet (End meeting for all).